Selasa, 02 Oktober 2012

Etiket Jamuan Makan/Table manners


Etika makan atau table manners adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama dimeja makan. Etika makan diperkenalkan oleh bangsa eropa merupakan aturan standar terutama saat bersantap bersama-sama disebuah acara resmi atau makan bersama di keluarga besar.
Jika mampu menunjukkan sopan santun di meja makan, sebenarnya secara tidak langsung menunjukan kualitas pergaulan, intelektualitas dan etika pergaulan seseorang. Etika makan tidak dibentuk secara tiba-tiba.
Bila seseorang diundang di sebuah perjamuan makan resmi dengan meja makan yang sudah disetting sedemikian rupatentu saja akan menimbulkan nilai positif. Pengaturan ruang jamuan tidak dapat dilakukan secara sembarangan mengingat bahwa pada suatu jamuan makan ada aturan-aturan yang harus ditaati. Pada dasarnya, pengaturan ruang jamuan makan yang ada pada Perusahaan telah memiliki dekorasi tersendiri.
Perusahaan tidak sepenuhnya menganut aturan jamuan makan yang berlaku di istana kerajaan Perancis. Hal ini dikarenakan makanan tidak hanya dijadikan sebagai kebutuhan pokok manusia, tetapi melalui makanan seseorang dapat melakukan berbagai hal diantaranya yakni proses komunikasi, negosisasi dan diskusi antar personal maupun antar lembaga.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu


Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.
Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:
1.  Kebersihan diri
a.    Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat
b.    Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi
c.    Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku
2.  Ketentuan tentang seragam
a.    Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku
b.                 Menggunakan sepatu yang sopan
Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:
1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.
2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.
3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.
4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.
5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.
6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.
1.        Gigih
Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.
2.  Baik dan ramah
Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.
3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan
Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.
4.  Bahasa Inggris
Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:
1.        Berkepribadian yang baik
Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.
2.        Rasa Tanggap
Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
3.        Diplomatis
Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.
4.        Penampilan yang baik, rapi dan bersih
Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

Resepsionis


Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas  khusus menerima dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang  resepsionis yaitu:
a.         Sopan dan ramah 
b.        Berkepribadian  tinggi
c.         Bijaksana
d.        Cerdas
e.         Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka  resepsionis harus mempunyai catatan identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu  memiliki format yang  berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan tamu.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:
1.      Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
2.      Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan  mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
3.      Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
4.      Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
5.      Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus  menunggu
6.      Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan  segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.

Tamu Perusahaan


Menurut Sumarto (1999:22), menerima tamu merupakan salah satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik karakter tamu-tamu yang datang, kemudian menyikapi kehadiran mereka secara etis. Lebih dari itu, seorang sekretaris juga dituntut kemampuannya mengorganisasikan tamu-tamu yang hadir, kemudian menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau perusahaan secara keseluruhan.
Istilah ‘tamu’ tidak asing lagi bagi kita, karena istilah tersebut sudah biasa  kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam kehidupan kita sehari-hari. Istilah ‘tamu’ dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak berbeda dengan istilah yang kita kenal sehari-hari. Dalam kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti kita menerima seseorang atau sekelompok orang yang ada dirumah kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.
Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Comunicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communicatio bersumber dari kata communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampai pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah salah satu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangkan komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal (Bratawidjaja, 1996).

Sabtu, 29 September 2012

Definisi Sekretaris


Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius atau Secretarium artinya seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary  (The Liang Gie, 2000).
Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).
Dari pengertian–pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.
Tugas-tugas sekretaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.
Menurut Drs. R.J. Suhartin Citrobroto “komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat”. Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi,  maka terjadilah apa yang disebut rapat.
Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dan para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.
a           Macam-macam rapat
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya  Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
1.    Rapat penjelasan (leachingconference)
2.    Rapat pemecahan (problem solving conference)
3.    Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat pemecahan merupakan rapat yang bertujuan  mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :
1.    Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapatkan undangan resmi.
2.    Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
3.    Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno dan biasanya dibahas masalah-masalah yan tidak bersifat rahasia.
4.    Rapat tertutup, yaitu rapat  yang hanya dihadiri oleh pemimpin tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
1.    Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajemen pimpinan unit/bagian.
2.    Rapat bulanan, rapat yank diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.
3.    Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan, untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.
4.    Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.
b          Pengelolaan rapat
Menurut Sumarto (1999:88), rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan dan kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapatkan perhatian.
Adapun tugas sekretaris dalam rapat menurut Baratawidjaja (1996) yakni:
1.        Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya sudah beres dan siap
2.        Menghitung jumlah tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta yang diundang
3.        Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan rapat yang diperlukan
4.        Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk memberi pelayanan kepada para peserta rapat
5.     Sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun dengan steno
6.    Sekretaris perlu memberi laporan kepada pimpinan bahwa jumlah peserta yang hadir telah mencapai 80%-90% dan rapat akan segera dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam undangan rapat
7.    Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana yang diperlukan serta mana yang sekiranya dapat dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat
8.    Hasil catatan rapat yang telah disususun perlu dibacakan kembali dihadapan para peserta untuk mendapat tambahan atau koreksi agar menjadi lebih sempurna
9.    Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama pihak yang setuju atau tidak.
c             Pengendalian rapat
Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational Behavior (ahli bahasa  Dr. Hadyana Pujaatmaka dan Drs. Benyamin molan), kedua belas langkah trsebut adalah:
1.        Siapkan agenda rapat. Agenda rapat hendaknya memuat tentang;
a.         Siapa yang hadir
b.         Daftar rinci dari butir-butir yang akan dibahas
c.         Waktu dan tempat penyelenggaraan rapat
d.        Kapan rapat berakhir
2.        Bagikan agenda rapat itu sebelumnya sehingga peserta rapat dapat   mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
3.        Hubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa mereka benar-benar siap mengikuti rapat.
4.        Mintalah kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.
5.        Tegakkan parameter waktu yang spesifik. Hendaknya rapat dimulai tepat waktu.
6.        Peliharalah bahasan yang terfokus:
a.    Rapat hendaknya berfokus pada masalah
b.    Minimaliskan selaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
7.        Dorong dan dukung partisipasi semua anggota.
8.        Peliharalah suatu gaya yang berimbang. Pemimpin rapat dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan bilamana diperlukan, dan kapan bersikap pasif apabila diperlukan.
9.        Doronglah untuk membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada hal-hal tertentu, misalnya:
a.    Pada titik-titik pandang yang berbeda
b.    Pemikiran yang kritis
c.    Ketidaksepakatan yang konstruktif
10.    Kecilkan semangat bentrokan kepribadian. Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi penengah apabila terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para peserta rapat. Hentikan serangan-serangan atau kritik-kritik yang mengarah pada pribadi atau kritik-kritik dalam bentuk cercaan verbal lainnya.
11.    Jadilah seseorang pendengar yang efektif. Pimpinan rapat hendaknya mampu dan mau mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan oleh setiap peserta rapat secara intensif, empati (memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain), dan objektif.
12.    Lakukan penutupan yang tepat. Rapat hendaknya ditutup dengan:
a.         Memberi ringkasan hasil rapat.
b.         Menjelaskan tindakan-tindakan yang dilakukan apabila diperlukan.
c.         Membagi tugas lebih lanjut apabila diperlakukan.
Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1)             Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)             Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat
3)             Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
4)             Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.


d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
             e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1)    Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang bersangkutan
3)   Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.


Menurut Sumarto (1999), perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan dikantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan lain sebagainya.
Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan   sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada waktu berangkat dan kembali saja, tetapi juga selama perjalanan, pada waktu kegiatan utama perjalanan dinas dan setelah perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas dilakukan.
Oleh karena segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa dan bagaimana pengelolaan keuangan selama perjalanan, karena hal-hal tersebut sudah dipersiapkan dan diurus oleh sekretaris.