Definisi Sekretaris

Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius atau Secretarium artinya seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.

Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary  (The Liang Gie, 2000).

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).

Dari pengertian–pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

Tugas-tugas sekretaris

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,

“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)

A.    Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

Menurut Drs. R.J. Suhartin Citrobroto “komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat”. Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi,  maka terjadilah apa yang disebut rapat.

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dan para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

a           Macam-macam rapat

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya  Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

1.    Rapat penjelasan (leachingconference)

2.    Rapat pemecahan (problem solving conference)

3.    Rapat perundingan (negotiation conference)

Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat pemecahan merupakan rapat yang bertujuan  mencari pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :

1.    Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapatkan undangan resmi.

2.    Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.

3.    Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno dan biasanya dibahas masalah-masalah yan tidak bersifat rahasia.

4.    Rapat tertutup, yaitu rapat  yang hanya dihadiri oleh pemimpin tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :

1.    Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajemen pimpinan unit/bagian.

2.    Rapat bulanan, rapat yank diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

3.    Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan, untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

4.    Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.

b          Pengelolaan rapat

Menurut Sumarto (1999:88), rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan dan kemajuan serta perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapatkan perhatian.

Adapun tugas sekretaris dalam rapat menurut Baratawidjaja (1996) yakni:

1.        Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya sudah beres dan siap

2.        Menghitung jumlah tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta yang diundang

3.        Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan rapat yang diperlukan

4.        Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk memberi pelayanan kepada para peserta rapat

5.     Sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun dengan steno

6.    Sekretaris perlu memberi laporan kepada pimpinan bahwa jumlah peserta yang hadir telah mencapai 80%-90% dan rapat akan segera dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam undangan rapat

7.    Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana yang diperlukan serta mana yang sekiranya dapat dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat

8.    Hasil catatan rapat yang telah disususun perlu dibacakan kembali dihadapan para peserta untuk mendapat tambahan atau koreksi agar menjadi lebih sempurna

9.    Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama pihak yang setuju atau tidak.

c             Pengendalian rapat

Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational Behavior (ahli bahasa  Dr. Hadyana Pujaatmaka dan Drs. Benyamin molan), kedua belas langkah trsebut adalah:

1.        Siapkan agenda rapat. Agenda rapat hendaknya memuat tentang;

a.         Siapa yang hadir

b.         Daftar rinci dari butir-butir yang akan dibahas

c.         Waktu dan tempat penyelenggaraan rapat

d.        Kapan rapat berakhir

2.        Bagikan agenda rapat itu sebelumnya sehingga peserta rapat dapat   mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.

3.        Hubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa mereka benar-benar siap mengikuti rapat.

4.        Mintalah kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.

5.        Tegakkan parameter waktu yang spesifik. Hendaknya rapat dimulai tepat waktu.

6.        Peliharalah bahasan yang terfokus:

a.    Rapat hendaknya berfokus pada masalah

b.    Minimaliskan selaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.

7.        Dorong dan dukung partisipasi semua anggota.

8.        Peliharalah suatu gaya yang berimbang. Pemimpin rapat dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan bilamana diperlukan, dan kapan bersikap pasif apabila diperlukan.

9.        Doronglah untuk membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada hal-hal tertentu, misalnya:

a.    Pada titik-titik pandang yang berbeda

b.    Pemikiran yang kritis

c.    Ketidaksepakatan yang konstruktif

10.    Kecilkan semangat bentrokan kepribadian. Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi penengah apabila terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para peserta rapat. Hentikan serangan-serangan atau kritik-kritik yang mengarah pada pribadi atau kritik-kritik dalam bentuk cercaan verbal lainnya.

11.    Jadilah seseorang pendengar yang efektif. Pimpinan rapat hendaknya mampu dan mau mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan oleh setiap peserta rapat secara intensif, empati (memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain), dan objektif.

12.    Lakukan penutupan yang tepat. Rapat hendaknya ditutup dengan:

a.         Memberi ringkasan hasil rapat.

b.         Menjelaskan tindakan-tindakan yang dilakukan apabila diperlukan.

c.         Membagi tugas lebih lanjut apabila diperlakukan.

B.       Prosedur Pengelolan Surat Masuk

Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1)             Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)             Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat

3)             Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian

4)             Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

             e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1)    Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang bersangkutan

3)   Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

C.      Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

Menurut Sumarto (1999), perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan dikantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan lain sebagainya.

Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan   sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada waktu berangkat dan kembali saja, tetapi juga selama perjalanan, pada waktu kegiatan utama perjalanan dinas dan setelah perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas dilakukan.

Oleh karena segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa dan bagaimana pengelolaan keuangan selama perjalanan, karena hal-hal tersebut sudah dipersiapkan dan diurus oleh sekretaris.