Etiket Jamuan Makan/Table manners

Etika makan atau table manners adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama dimeja makan. Etika makan diperkenalkan oleh bangsa eropa merupakan aturan standar terutama saat bersantap bersama-sama disebuah acara resmi atau makan bersama di keluarga besar.

Jika mampu menunjukkan sopan santun di meja makan, sebenarnya secara tidak langsung menunjukan kualitas pergaulan, intelektualitas dan etika pergaulan seseorang. Etika makan tidak dibentuk secara tiba-tiba.

Bila seseorang diundang di sebuah perjamuan makan resmi dengan meja makan yang sudah disetting sedemikian rupatentu saja akan menimbulkan nilai positif. Pengaturan ruang jamuan tidak dapat dilakukan secara sembarangan mengingat bahwa pada suatu jamuan makan ada aturan-aturan yang harus ditaati. Pada dasarnya, pengaturan ruang jamuan makan yang ada pada Perusahaan telah memiliki dekorasi tersendiri.

Perusahaan tidak sepenuhnya menganut aturan jamuan makan yang berlaku di istana kerajaan Perancis. Hal ini dikarenakan makanan tidak hanya dijadikan sebagai kebutuhan pokok manusia, tetapi melalui makanan seseorang dapat melakukan berbagai hal diantaranya yakni proses komunikasi, negosisasi dan diskusi antar personal maupun antar lembaga.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu

Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.

Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1.  Kebersihan diri

a.    Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

b.    Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi

c.    Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku

2.  Ketentuan tentang seragam

a.    Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

b.                 Menggunakan sepatu yang sopan

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.

2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.

5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1.        Gigih

Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.

2.  Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.  Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:

1.        Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

2.        Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

3.        Diplomatis

Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

4.        Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.

Resepsionis

Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas  khusus menerima dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang  resepsionis yaitu:

a.         Sopan dan ramah 

b.        Berkepribadian  tinggi

c.         Bijaksana

d.        Cerdas

e.         Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka  resepsionis harus mempunyai catatan identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu  memiliki format yang  berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan tamu.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:

1.      Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.

2.      Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan  mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu

3.      Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu

4.      Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu

5.      Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus  menunggu

6.      Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan  segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.

Tamu Perusahaan

1.   Pengertian Tamu

Menurut Sumarto (1999:22), menerima tamu merupakan salah satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik karakter tamu-tamu yang datang, kemudian menyikapi kehadiran mereka secara etis. Lebih dari itu, seorang sekretaris juga dituntut kemampuannya mengorganisasikan tamu-tamu yang hadir, kemudian menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau perusahaan secara keseluruhan.

Istilah ‘tamu’ tidak asing lagi bagi kita, karena istilah tersebut sudah biasa  kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam kehidupan kita sehari-hari. Istilah ‘tamu’ dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak berbeda dengan istilah yang kita kenal sehari-hari. Dalam kehidupan sosial, apabila kita menerima tamu berarti kita menerima seseorang atau sekelompok orang yang ada dirumah kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah. Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.

2.  Pengetahuan Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Comunicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communicatio bersumber dari kata communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampai pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah salah satu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangkan komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal (Bratawidjaja, 1996).