Selasa, 02 Oktober 2012

Resepsionis


Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas  khusus menerima dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang  resepsionis yaitu:
a.         Sopan dan ramah 
b.        Berkepribadian  tinggi
c.         Bijaksana
d.        Cerdas
e.         Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka  resepsionis harus mempunyai catatan identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu  memiliki format yang  berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan tamu.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:
1.      Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
2.      Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan  mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
3.      Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
4.      Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
5.      Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus  menunggu
6.      Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan  segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar