Menurut Soetanto (2010:70), petugas
yang bertugas khusus menerima dan
melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist).
Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu
dengan pejabat atau pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para
tamu adalah sikap resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus
dipenuhi oleh seorang resepsionis yaitu:
a.
Sopan dan
ramah
b.
Berkepribadian tinggi
c.
Bijaksana
d.
Cerdas
e.
Mengetahui
pengetahuan tentang struktur organisasi
Untuk menghindari hal-hal yang tidak
diinginkan dari tamu yang memiliki maksud-maksud tertentu, maka resepsionis harus mempunyai catatan identitas
tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu memiliki format yang berbeda-beda, namun pada umumnya berisi
tentang identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut:
tanggal, nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan
kedatangan tamu.
Ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dan dilaksanakan dalam melayani tamu, yaitu:
1.
Memberi salam
dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta
mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
2.
Sebagai
penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak
boleh untuk dibicarakan dengan tamu
3.
Dapat
mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam
melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
4.
Apabila
pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan
sampai menyinggung tamu
5.
Membuat tamu
merasa senang apabila terpaksa harus
menunggu
6.
Memberikan
perhatian kepada setiap tamu dan segera
mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar