Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius
atau Secretarium artinya seseorang
yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.
Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan
dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini
menyelenggarakan urusan surat
menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang
bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary (The Liang
Gie, 2000).
Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang
pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi,
menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk
meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).
Dari pengertian–pengertian di atas dapat disimpulkan
bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya
membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.
Tugas-tugas sekretaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya
membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga
dituntuk untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas
kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan
penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah
ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman,
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)
Rapat merupakan suatu media komunikasi
yang bersifat face to face yang
sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk
mufakat.
Menurut Drs. R.J. Suhartin Citrobroto
“komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat”. Jadi, menurut
pengertian ini setiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat.
Rapat diadakan apabila pimpinan
memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dan para staf atau para
pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak.
Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia
sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan
melalui saluran administrasi pada umumnya.
a
Macam-macam rapat
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam,
tergantung pada segi peninjauannya
Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
1.
Rapat penjelasan (leachingconference)
2.
Rapat pemecahan (problem solving conference)
3.
Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang
bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Rapat pemecahan merupakan
rapat yang bertujuan mencari pemecahan
suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang bertujuan
menghindari adanya suatu perselisihan.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :
1.
Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan
dengan perencanaan terlebih dahulu dan para peserta mendapatkan undangan resmi.
2.
Rapat informal, yaitu rapat yang kadang
diadakan secara kebetulan, dengan peserta yang tidak tertentu dan tidak ada
undangan Rapat informal ini sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
3.
Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat
dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang dihadiri oleh setiap anggota sering
disebut rapat pleno dan biasanya dibahas masalah-masalah yan tidak bersifat
rahasia.
4.
Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pemimpin tertentu
dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.
Menurut
jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
1.
Rapat mingguan, rapat yang diadakan
sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap
manajemen pimpinan unit/bagian.
2.
Rapat bulanan, rapat yank diadakan
sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan untuk membahas laporan rugi laba
bulan yang bersangkutan.
3.
Rapat semesteran, rapat yang diadakan
sekali setiap enam bulan, untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.
4.
Rapat tahunan, rapat yang diadakan
sekali setahun, misalnya rapat Dewan Komisaris, rapat pemegang saham.
b
Pengelolaan
rapat
Menurut Sumarto (1999:88), rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan
permasalahan tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat
dipecahkan, berbagai kebijakan organisasi dirumuskan dan kemajuan serta
perkembangan organisasi pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah
satu aktivitas organisasi yang vital dan harus mendapatkan perhatian.
Adapun tugas sekretaris dalam rapat menurut
Baratawidjaja (1996) yakni:
1.
Memeriksa ruangan rapat untuk
meyakinkan, apakah segala sesuatunya sudah beres dan siap
2.
Menghitung jumlah tempat duduk
disesuaikan dengan jumlah peserta yang diundang
3.
Memeriksa perlengkapan yang telah
tersedia, termasuk bahan-bahan rapat yang diperlukan
4.
Sekretaris harus selalu ada di tempat
dan tidak perlu jalan mondar-mandir. Bila diperlukan sekretaris menugaskan
beberapa orang untuk memberi pelayanan kepada para peserta rapat
5.
Sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus
untuk merekam semua pembicaraan baik melalui tape recorder maupun dengan steno
6.
Sekretaris perlu memberi laporan kepada
pimpinan bahwa jumlah peserta yang hadir telah mencapai 80%-90% dan rapat akan
segera dimulai tepat pada waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam
undangan rapat
7.
Hasil rekaman dan catatan perlu diedit
kembali dan dipertimbangkan mana yang diperlukan serta mana yang sekiranya
dapat dibuang, sesuai dengan ketentuan rapat
8.
Hasil catatan rapat yang telah disususun
perlu dibacakan kembali dihadapan para peserta untuk mendapat tambahan atau
koreksi agar menjadi lebih sempurna
9.
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan
suara, sekretaris perlu mencatat nama pihak yang setuju atau tidak.
c
Pengendalian
rapat
Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational
Behavior (ahli bahasa Dr. Hadyana
Pujaatmaka dan Drs. Benyamin molan), kedua belas langkah trsebut adalah:
1.
Siapkan agenda rapat. Agenda rapat
hendaknya memuat tentang;
a.
Siapa yang hadir
b.
Daftar rinci dari butir-butir yang akan
dibahas
c.
Waktu dan tempat penyelenggaraan rapat
d.
Kapan rapat berakhir
2.
Bagikan agenda rapat itu sebelumnya
sehingga peserta rapat dapat
mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
3.
Hubungi peserta rapat sebelum rapat
dilaksanakan untuk memastikan bahwa mereka benar-benar siap mengikuti rapat.
4.
Mintalah kepada para peserta rapat untuk
meneliti agenda rapat karena mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.
5.
Tegakkan parameter waktu yang spesifik.
Hendaknya rapat dimulai tepat waktu.
6.
Peliharalah bahasan yang terfokus:
a.
Rapat hendaknya berfokus pada masalah
b.
Minimaliskan selaan atau interupsi,
gangguan, dan komentar.
7.
Dorong dan dukung partisipasi semua
anggota.
8.
Peliharalah suatu gaya yang berimbang.
Pemimpin rapat dapat mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan bilamana
diperlukan, dan kapan bersikap pasif apabila diperlukan.
9.
Doronglah untuk membentuk gagasan.
Pemimpin rapat hendaknya dapat memberikan dorongan pada hal-hal tertentu,
misalnya:
a.
Pada titik-titik pandang yang berbeda
b.
Pemikiran yang kritis
c.
Ketidaksepakatan yang konstruktif
10.
Kecilkan semangat bentrokan kepribadian.
Pemimpin rapat hendaknya dapat menjadi penengah apabila terjadi perdebatan yang
tidak sehat di antara para peserta rapat. Hentikan serangan-serangan atau
kritik-kritik yang mengarah pada pribadi atau kritik-kritik dalam bentuk
cercaan verbal lainnya.
11.
Jadilah seseorang pendengar yang
efektif. Pimpinan rapat hendaknya mampu dan mau mendengarkan setiap komentar
atau pendapat yang disampaikan oleh setiap peserta rapat secara intensif,
empati (memahami dan berbagi perasaan dengan orang lain), dan objektif.
12.
Lakukan penutupan yang tepat. Rapat
hendaknya ditutup dengan:
a.
Memberi ringkasan hasil rapat.
b.
Menjelaskan tindakan-tindakan yang
dilakukan apabila diperlukan.
c.
Membagi tugas lebih lanjut apabila
diperlakukan.
Menurut Tedjasutisna
(2000), prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1)
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)
Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat
3)
Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
4)
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat
telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan
berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah
kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat
distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang
harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah
kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku
harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record).
Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat
dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu
diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang
berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan
oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah
sebagai berikut:
1)
Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam
buku Ekspedisi Intern
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
pejabat yang bersangkutan
3)
Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada
urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan
oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk
kantor tersebut.
Menurut Sumarto (1999), perjalanan dinas pimpinan
biasa dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan
dikantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu,
penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan lain
sebagainya.
Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut,
pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris
sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan
mulai dari keberangkatan sampai dengan
kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan, sekretaris tidak hanya mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan pada waktu berangkat dan kembali saja, tetapi juga
selama perjalanan, pada waktu kegiatan utama perjalanan dinas dan setelah
perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena sekretaris sering diminta untuk
mengikuti perjalanan dinas pimpinan setelah perjalanan dinas dilakukan.
Oleh
karena segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan telah
dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk
mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan
dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus transportasi,
akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa dan bagaimana pengelolaan keuangan
selama perjalanan, karena hal-hal tersebut sudah dipersiapkan dan diurus oleh
sekretaris.