Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu

Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.

Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:

1.  Kebersihan diri

a.    Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak menyengat

b.    Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi

c.    Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku

2.  Ketentuan tentang seragam

a.    Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

b.                 Menggunakan sepatu yang sopan

Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai berikut:

1.    Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.

2.    Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.

3.    Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.

4.    Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.

5.    Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.

6.    Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.

Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.

1.        Gigih

Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil prima dan fresh.

2.  Baik dan ramah

Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.

3.  Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan

Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir seorang resepsionis yang handal.

4.  Bahasa Inggris

Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:

1.        Berkepribadian yang baik

Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.

2.        Rasa Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.

3.        Diplomatis

Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan.

4.        Penampilan yang baik, rapi dan bersih

Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.