Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan
mengakibatkan atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin
akan membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan
staff yang tidak profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan dengan tampak
rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri sendiri maupun
pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila penampilan staff
yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa hormat kepada siapa pun
yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan mengenai
kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada Standard
Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis.
Grooming secara
fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:
1.
Kebersihan diri
a.
Menggunakan parfum secukupnya, dengan
aroma yang lembut dan tidak menyengat
b.
Menjaga kebersihan rambut dan menyisir
hingga rapi
c.
Menjaga kebersihan jari tangan dengan
memotong kuku
2.
Ketentuan tentang seragam
a.
Menggunakan seragam yang telah
disediakan oleh Perusahaan serta menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku
b.
Menggunakan sepatu yang sopan
Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa
hal sebagai berikut:
1.
Pada saat bekerja wajah selalu
dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka yang menyenangkan.
2.
Menunjukkan sikap positif
terhadap perusahaan dan pekerjaan.
3.
Selalu bersikap diplomatis
dalam menghadapi masalah serta menghindari emosi yang berlebih.
4.
Tidak mengutamakan urusan
pribadi dalam pekerjaan.
5.
Berbicara dan menanggapi
pembicaraan secara intelek.
6.
Dapat mengerti gagasan orang
lain dan dapat bekerja dalam tim.
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis,
meskipun juga banyak faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan
dan berkomunikasi dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis
bukan Cuma berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan,
sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.
1.
Gigih
Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan
yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi.
Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam
pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak
ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan
KTP tamu dengan ID card “tamu”/”pengunjung” pada tiap tamu perusahaan yang
datang. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu
tampil prima dan fresh.
2. Baik dan ramah
Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada
antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di
perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian
dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah
kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan
citra baik perusahaan.
3. Kenal dengan banyak orang dan
tahu posisi mereka di perusahaan
Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam
perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya
sangat banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria
untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti
pandai bergaul. Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat
wajah, nama dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang
SKSD “sok kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang
karir seorang resepsionis yang handal.
4. Bahasa Inggris
Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai
oleh resepsionis. Hal ini dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa
pergaulan yang dipakai secara internasional. Bertemu dengan tamu dari negara
lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala
eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut
untuk memiliki kemampuan dan sifat sebagai berikut:
1.
Berkepribadian yang baik
Seorang
resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik dan
menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang
berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.
2.
Rasa Tanggap
Dalam
hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan
tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
3.
Diplomatis
Kerjasama
yang harmonis baik dengan atasan, sesama
rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi
kelancaran pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk
saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di
luar pekerjaan.
4.
Penampilan yang baik, rapi dan bersih
Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis
yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya,
misalnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur
pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang
diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.